我們一般鼓勵項目組盡可能采取會議的形式推進工作，而不是電話或E -mail的方式，還有一些其他原因。比如，用電話和E-mail方式，各項目成員的參與度非常有限。而且在今天E -mail飛來飛去的辦公環境下，不能及時或者不查看部分E -mail是非常正常的。所以，會議有利于讓成員拋開日常工作的干擾，集中思路探討項目組工作。
　　我們發現，讓項目組所有成員了解全面的項目組工作進展信息是非常有必要的。盡量避免只讓部分項目組成員參加會議，或者會議結果E-mail給部分小組成員。如果項目組長期這樣運作，很多項目成員的參與度及積極性會嚴重受挫，因為別人感覺自己的角色并不重要，而且因為不了解很多工作的前因后果， 也不知道如何參與。一旦信息發生間斷，項目組之間就會開始產生小團體，這很不利于團隊協作。
　　我們就曾經聽過某些項目組成員向我們抱怨：“我甚至連項目進度都不知道。 因為項目經理和幾個項目成員總是私下討論而且也不告訴大家討論結果。”所以， 項目經理應該關注這個問題，如果因為項目推進的方式有問題，而導致在最終評價項目成員參與度和貢獻度時獲得低分，這對項目成員而言是不公平的。