本文以中培偉業(yè)《軟考項(xiàng)目經(jīng)理中高級(jí)考前培訓(xùn)》學(xué)員潘經(jīng)理作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)施集團(tuán)公司多項(xiàng)目管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目的為例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。風(fēng)險(xiǎn)管理、持續(xù)過(guò)程改進(jìn)，及時(shí)有效識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)有助于做好風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)，促進(jìn)項(xiàng)目健康發(fā)展。本文主要討論了該項(xiàng)目中的成本風(fēng)險(xiǎn)、時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)和需求范圍風(fēng)險(xiǎn)等方面的問(wèn)題。針對(duì)上述問(wèn)題，案例中分析了采取嚴(yán)格控制費(fèi)用、追加人力資源投入、統(tǒng)一雙方的需求認(rèn)識(shí)等方法來(lái)化解問(wèn)題；通過(guò)采取上述措施，達(dá)到了節(jié)省費(fèi)用，按時(shí)完成上線(xiàn)目標(biāo)，確認(rèn)并完成項(xiàng)目的主要開(kāi)發(fā)需求等效果。

案例項(xiàng)目為集團(tuán)公司的多項(xiàng)目管理信息平臺(tái)建設(shè)，主要用于建設(shè)該集團(tuán)公司的多項(xiàng)目管理信息平臺(tái)系統(tǒng)，以便集團(tuán)公司能夠?qū)崟r(shí)有效的了解各個(gè)分公司不同項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際的狀態(tài)、進(jìn)展和費(fèi)用的支付情況、風(fēng)險(xiǎn)控制的效果及質(zhì)量管理方面的信息。在本項(xiàng)目中，潘經(jīng)理所在分公司是集團(tuán)公司下屬企業(yè)中設(shè)計(jì)、勘察、EPC管理經(jīng)驗(yàn)豐富的單位，有多位設(shè)計(jì)大師并獲得國(guó)內(nèi)外多項(xiàng)建設(shè)工程大獎(jiǎng)，所以集團(tuán)公司進(jìn)過(guò)篩選和比較在眾多分公司中選擇潘經(jīng)理分公司承攬?jiān)擁?xiàng)目，建成后在應(yīng)用到集團(tuán)公司和各個(gè)分公司。潘經(jīng)理分公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，立即成立項(xiàng)目管理部。潘經(jīng)理作為項(xiàng)目管理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理、對(duì)內(nèi)外溝通等工作，在工作中實(shí)際確立定期項(xiàng)目例會(huì)，雙方唯一接口負(fù)責(zé)人制度。該項(xiàng)目總投入400萬(wàn)元，起始日期為2015年1月1日，建設(shè)周期為1年。

風(fēng)險(xiǎn)在一個(gè)實(shí)際項(xiàng)目中的發(fā)生是避免不了的，項(xiàng)目組要通過(guò)編制風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃等手段，來(lái)預(yù)期在什么樣的情況下會(huì)產(chǎn)生那些風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目組要正確的對(duì)待風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，主動(dòng)去觀察，以便發(fā)現(xiàn)可以的風(fēng)險(xiǎn)，即風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別。對(duì)于已經(jīng)認(rèn)識(shí)到的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目組接下來(lái)要做的就是進(jìn)行定量和定性分析，通過(guò)分析找出原因，并進(jìn)一步找出應(yīng)方案和計(jì)劃的建議。然后通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)[多寫(xiě)一些技術(shù)]等手段，確認(rèn)最佳的解決方案，并實(shí)際落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人來(lái)解決問(wèn)題。最后項(xiàng)目組通過(guò)對(duì)此項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)化解提煉出一些對(duì)今后工作有意義的借鑒之處。

在該項(xiàng)目中本人曾提到成本、時(shí)間、需求范圍等方面的風(fēng)險(xiǎn)。成本風(fēng)險(xiǎn)常來(lái)來(lái)源于前期成本估算不準(zhǔn)，實(shí)際發(fā)生成本嚴(yán)重超出原有預(yù)算；時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)，多受到后期需求變更、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃不合理、關(guān)鍵人員流失等因素影響；需求在系統(tǒng)集成項(xiàng)目中具有漸進(jìn)明細(xì)的特征，應(yīng)做好用戶(hù)的全程參與、加強(qiáng)需求的前期溝通工作。下面吻別結(jié)合這三個(gè)論點(diǎn)來(lái)逐一論述。

1、關(guān)于成本風(fēng)險(xiǎn)

IT項(xiàng)目成本管理是為了保證完成IT項(xiàng)目所花費(fèi)的實(shí)際成本不超過(guò)其預(yù)算成本而展開(kāi)的一系列管理活動(dòng)，它主要包括：成本估算，編制完成IT項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)所需資源的大致費(fèi)用；成本預(yù)算，將中的成本估算分配到各項(xiàng)活動(dòng)或工作包上，來(lái)建立一個(gè)成本基線(xiàn)；成本控制，分析造成成本偏差的因素，控制IT項(xiàng)目的預(yù)算的變更。在項(xiàng)目進(jìn)行中本人發(fā)現(xiàn)由于本項(xiàng)目中各分公司及項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的工作時(shí)間不同：現(xiàn)場(chǎng)是7天工作制，公司部門(mén)為5天工作制。因此建議，對(duì)于規(guī)模大的分公司和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部指定專(zhuān)職團(tuán)隊(duì)人員，規(guī)模小的分公司和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部指定兼職人員，使用平衡矩陣項(xiàng)目組織，實(shí)行5+2天工作制模式。該建議在項(xiàng)目視頻例會(huì)上討論后通過(guò)并形成會(huì)議紀(jì)要，這樣解決了項(xiàng)目有專(zhuān)職信息系統(tǒng)的人員避免與原部門(mén)的工作產(chǎn)生沖突，同時(shí)不必增加新人，可以有效解決人力投入的成本過(guò)度增加問(wèn)題。

2、時(shí)間問(wèn)題帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)管控

IT項(xiàng)目進(jìn)度控制是依據(jù)該項(xiàng)目進(jìn)度基準(zhǔn)對(duì)IT項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況進(jìn)行控制，是項(xiàng)目能夠按時(shí)完成。進(jìn)度控制包括定期收集項(xiàng)目完成情況的數(shù)據(jù)，將實(shí)際完成情況與計(jì)劃進(jìn)行比較。在制定計(jì)劃是，資源平衡很重要。初始計(jì)劃所需的資源往往超過(guò)實(shí)際可利用的資源，嘗試在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和實(shí)際可用資源之間進(jìn)行平衡和優(yōu)化。進(jìn)度計(jì)劃在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)認(rèn)可和批準(zhǔn)后，作為進(jìn)度基準(zhǔn)使用，表明IT項(xiàng)目中各個(gè)活動(dòng)的基準(zhǔn)開(kāi)始時(shí)間和基準(zhǔn)完成時(shí)間。指明在制定進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，采用一些適用的方法，以確保進(jìn)度合理可行。由于該項(xiàng)目是集團(tuán)公司高層領(lǐng)導(dǎo)安排的，只是給了大概的要求，比如工期，投資規(guī)模，優(yōu)先使用集團(tuán)內(nèi)的資源，通過(guò)這平臺(tái)要達(dá)到什么效果，并沒(méi)有明確一些具體的事項(xiàng)，因此在編制計(jì)劃時(shí)需要明確工作包的內(nèi)容及活動(dòng)項(xiàng)，同時(shí)，公司部門(mén)和項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的工作時(shí)間有差異，因此需要在例會(huì)上討論確定，實(shí)行5+2天工作制后，需要分公司信息系統(tǒng)人員與現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部配合的工作在2天內(nèi)完成，需要現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部信息系統(tǒng)人員完成的事情在5內(nèi)完成。這樣既能保證工期不拖延，可以避免部門(mén)工作和項(xiàng)目工作的沖突。

3、需要范圍帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

需求工程是指應(yīng)用已證實(shí)有效的技術(shù)、方法進(jìn)行需求分析，確定用戶(hù)需求，幫助分析人員理解問(wèn)題并定義目標(biāo)系統(tǒng)的所有外部特征的一門(mén)學(xué)科。它通過(guò)合適的工具和技術(shù)系統(tǒng)地描述了待開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)及其行為特征和相關(guān)約束，形成需求文檔，并對(duì)用戶(hù)不斷發(fā)生編制的需求演進(jìn)予以支持。由于軟件系統(tǒng)的復(fù)雜性，在需求分析階段可能存在開(kāi)發(fā)方對(duì)委托方的業(yè)務(wù)需求理解不全面、不準(zhǔn)確的情況。在這種情況下，如果不通過(guò)需求評(píng)審進(jìn)行相關(guān)的質(zhì)量控制，往往造成開(kāi)發(fā)結(jié)果與用戶(hù)需求不一致的情況。

在項(xiàng)目進(jìn)行中本人發(fā)現(xiàn)，前期一些需求也存在不合理之處，其范圍定義過(guò)大，使得大范圍的需求與集團(tuán)公司內(nèi)部及各分公司其他系統(tǒng)存在沖突，比如，有些分公司有自己項(xiàng)目信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，但是部分功能與高層領(lǐng)導(dǎo)要求不符或者缺少。為此，潘經(jīng)理組織團(tuán)隊(duì)成員包括虛擬團(tuán)隊(duì)的成員先了解清楚各個(gè)分公司及現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部現(xiàn)有信息系統(tǒng)的架構(gòu)和運(yùn)行情況，包括有哪些功能，有多少人在使用，以什么語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的，目前運(yùn)維的情況如何，服務(wù)器架設(shè)在哪里，無(wú)未后期預(yù)留的接口，能否與其他系統(tǒng)兼容或嵌套以及即將結(jié)束的項(xiàng)目設(shè)備和人員的安置。確定這些信息后，潘經(jīng)理將現(xiàn)在實(shí)際情況，分成三類(lèi)，無(wú)自有項(xiàng)目信息系統(tǒng)管理平臺(tái)的，需要開(kāi)發(fā)；有項(xiàng)目信息系統(tǒng)管理平臺(tái)的但不能兼容或嵌套的情況，根據(jù)需要進(jìn)行部分開(kāi)發(fā)；有項(xiàng)目信息系統(tǒng)管理平臺(tái)的但能能兼容或嵌套的情況，進(jìn)行部分調(diào)整修改。對(duì)于項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及服務(wù)器，根據(jù)使用年限和型號(hào)，為后期項(xiàng)目多備用。在高層例會(huì)上將該方案提交后，獲得高層和各個(gè)分公司的認(rèn)可，并形成會(huì)議紀(jì)要。隨后修改了需求說(shuō)明書(shū)，調(diào)整了產(chǎn)品規(guī)劃，制定了一個(gè)較為可行的可以實(shí)際操作的需求列表，并按照?qǐng)?zhí)行，最終保證了產(chǎn)品與項(xiàng)目真實(shí)需求的一致性。在隨后的執(zhí)行中不斷跟蹤這些需求變化，及時(shí)加以調(diào)整，來(lái)達(dá)到正式的產(chǎn)品需求。由于明確了需求，人力和開(kāi)發(fā)成本及設(shè)備購(gòu)置成本得以降低，現(xiàn)有資源得以重復(fù)利用，為集團(tuán)公司及各分公司降低了成本，提高了資源的利用效率。

綜上所述，通過(guò)以上案例的介紹，本人總結(jié)一下該項(xiàng)目在風(fēng)險(xiǎn)管理方面的經(jīng)驗(yàn)，首先任何項(xiàng)目都會(huì)遇到人力等因素造成的成本問(wèn)題，因此在適當(dāng)追加成本的情況下，合理選擇多種解決方案中最優(yōu)者，以便達(dá)到最節(jié)省成本的目標(biāo)；其次，項(xiàng)目由于需求不明確等問(wèn)題會(huì)帶來(lái)趕進(jìn)度的問(wèn)題，要在雙方溝通的情況下，找出主要的需完成的任務(wù)，完成它就保證了整體的時(shí)間進(jìn)度；最后，在需求風(fēng)險(xiǎn)管理方面，在項(xiàng)目立項(xiàng)階段制定的范圍需求，都會(huì)存在一定的欠缺，要根據(jù)實(shí)際的項(xiàng)目情況加以改進(jìn)，并在多方都認(rèn)可的提前下，加以實(shí)施，同時(shí)，跟蹤其執(zhí)行情況，不斷修正需求，達(dá)到正式產(chǎn)品需求。

該項(xiàng)目歷時(shí)1年，最終順利，如期地完成了目標(biāo)任務(wù)，潘經(jīng)理項(xiàng)目部也被集團(tuán)公司評(píng)為優(yōu)秀項(xiàng)目部，潘經(jīng)理個(gè)人被評(píng)為集團(tuán)公司年度先進(jìn)個(gè)人。能夠取得這樣的成績(jī)，很大程度得益于良好的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理工作，合理的制定進(jìn)度計(jì)劃，合理的進(jìn)行成本控制，不斷完善明確范圍需求。通過(guò)本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，本人為今后執(zhí)行類(lèi)似的項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理帶來(lái)了一些可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)：首先，及時(shí)注意風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，然后分析這些風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生的原因，制定有針對(duì)性的解決計(jì)劃，并且跟蹤風(fēng)險(xiǎn)的處理，并不斷的進(jìn)行修正，最后及時(shí)完善到項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中；同時(shí)，良好的溝通是解決風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，因?yàn)橹挥性诙喾秸J(rèn)可的情況下采取有效地措施，才能化解一系列的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到有效風(fēng)險(xiǎn)管理無(wú)論任何的能力，手段都要進(jìn)行有效的內(nèi)外部溝通才會(huì)被他人獲知并認(rèn)可，落實(shí)。同時(shí)，對(duì)于此類(lèi)項(xiàng)目建議今后仍需改進(jìn)一些問(wèn)題，諸如：加強(qiáng)范圍管理，做好溝通管理等工作。